Школа секретарей в СССР

(статья из журнала Наука и Техника, от мая 1970 г.)

До сих пор было широко распространено мнение, что делопроизводителем, а тем более секретарем может работать любой. В лучшем случае достаточно, если у него есть среднее образование. Однако служащие должны знать не только теорию, но и технику своего дела. При несоблюдении этого правила нередко случается, что ответственные работники вынуждены заниматься «самообслуживанием». Высокооплачиваемые специалисты значительную часть своего рабочего времени проводят в машинописных бюро, сортируют бумаги, проверяют подготовленные документы, сравнивают их с черновиками и т. д. За рубежом во многих университетах и колледжах работают курсы административных работников, в том числе и делопроизводителей. В нашей стране в этой области также предпринимаются известные шаги. Так, например, в 1964 году Советом Министров РСФСР было принято решение «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству». При Московском государственном историкоархивном институте создан факультет делопроизводства. Однако всего этого пока мало. Для подготовки среднего технического персонала административного аппарата следует создать широкую сеть специальных школ и техникумов.

Рижская 19-я профессионально-техническая школа в Латвии готовит строителей высокой квалификации по трехлетней программе обучения. Однако классы сейчас заполнены девушками, которые продолжают учебу по окончании средней школы. Их полем деятельности будут не стройки: школа готовит делопроизводителей широкого профиля и секретарей. Заглянем в учебный план группы делопроизводителей — секретарей. За один год девушки овладевают стенографией, машинописью, а также основами делопроизводства, стилистикой и редактированием. Может возникнуть вопрос, имеет ли смысл в наше время, когда в практику широко вошли магнитофоны и диктофоны, осваивать трудную профессию стенографа? Несомненно, в машинописно-диктофонных бюро (а таковые созданы на многих крупных предприятиях) указанная техника значительно облегчает работу. Записанные на ленту или диск рефераты и другие материалы в дальнейшем прослушиваются и перепечатываются на машинке. Но здесь имеются свои трудности: не удается воспроизводство записанного на ленту текста замедлить до такой степени, чтобы машинистка могла работать непрерывно и равномерно. Отдельные части записанной речи приходится часто повторять. Стенотипистка, т. е. машинистка, которая быстро стенографирует и расшифровывает стенограммы, эту работу выполнит быстрее. Особенно это важно в случаях, когда машинописный текст нужно получить сразу после выступления. Скорость стенографической записи достигается за счет краткости записи. Если обычным способом можно записать до 50—70 слогов в минуту, то по окончании курса, стенографируя пятиминутные диктанты, можно записать 150—200 слогов. Тренированные люди записывают до 300—400 слогов. Скорость речи оратора составляет примерно 150—200 слогов, а в отдельных случаях и 300

слогов в минуту. Таким образом, даже быструю речь можно записать слово в слово. О возможностях стенографии можно судить по следующему примеру. Пользуясь услугами 4 или 5 стенографов, работающих по пять минут каждый, можно получить отпечатанный на машинке текст через несколько минут после окончания совещания. Пока один стенограф пишет, а второй готовится к смене, остальные расшифровывают и перепечатывают на машинке свои стенограммы, а затем сменяют своих коллег.

У выпускников курсов скорость машинописи достигает 150—180 ударов в минуту. Опытная машинистка в среднем делает 250—300 ударов в минуту, а машинистки высокой квалификации печатают вдвое быстрее, что соответствует 20 страницам машинописи в час.

Навыки стенотипистки в полной мере можно использовать лишь в том случае, если она хорошо владеет языком и навыками редактирования. Большинство людей, особенно выступающих без подготовительного текста, допускают известные ошибки — как стилистические, так и в произношении. Поэтому очень важно, чтобы секретарь, получив устные указания, мог сам составить документ. Документ не должен содержать общих фраз и ненужных сведений. Анализ документов показывает, что значительная часть их содержания обычно без ущерба может быть сокращена.

Наши руководящие работники, к сожалению, не всегда умеют рационально использовать труд секретаря. Часто они даже не пытаются подобрать на эту работу сотрудников с соответствующими знаниями. Секретарь, знакомый с

научной организацией труда, хорошо знающий круг своих обязанностей, оснащенный новой техникой, является первым помощником администратора. Нередко секретарь, которому доверено только «охранять» дверь руководителя и отвечать на телефонные звонки, либо скучает, либо отказывает посетителям, так как руководитель в своем кабинете в поте лица составляет черновики сообщений, распоряжений, приказов, писем и телефонограмм и т. д. С этой работой вполне справится подготовленный секретарь, который быстро застенографирует указания, а затем, после соответствующего редактирования, даст подготовленные и перепечатанные документы руководителю на подпись.